pengadaan bahan pustaka dan anggaran perpustakaan

NAMA : MUHAMAD TOHIR

STUDY : PENGANTAR ILMU PERPUSTAKAAN

ANGGARAN DAN PENGADAAN

Perpustakaan adalah sebuah institusi/lembaga pengelola koleksi baik yang bersifat cetak maupun non cetak. Perpustakaan bukan lembaga lembaga yang mampu menghasikan uang namun lembaga yang mengeluarkan uang dan sangat membutuhkan uang. Hal ini sangatlah jelas karena perpustakaan adalah lembaga yang tumbuh dan berkembang baik koleksi, jasa dan manusianya. Maka dari masalah inilah pustakawan harus memikirkan atau merencanakan anggaran perpustakaan untuk memenuhi kebutuhannya. Seperti, gaji staf, keperluan operasional dan penambahan koleksi.

Salah satu yang dibutuhkan dan ini merupakan berkembang atau tidaknya perpustakaan yaitu pengadaan koleksi, karena kesediaan koleksi dapat mempengaruhi user. Bagaimana tidak jika perpustakaan tidak jika perpustakaan tidak menyediakan apa yang dibutuhkan oleh user, Koleksi yang diinginkan user tidak ada. Oleh karena itulah perlunya pengadaan banyak koleksi yang sesuai dengan keinginan user. Bagaimana kita bisa mengetahui apa yang diinginkan user? Itu dapat diketahui dari pelayanan perpustakaan, maka dari itu biasanya sebuah perpustakaan biasanya memberi pengumuman “ buku yang sudah dibaca letakkan ditrolli ”, hal ini bermanfaat agar disampingkan agar pustakawan mudah mengontrol buku agar tidak ditempatkan user sembarangan juga bermanfaat untuk mengetahui buku mana yang biasa dibaca user dan dibutuhkan user.

Di dalam tulisan ini sebelum membahas tentang pengadaan terlebih dahulu membahas tentang anggaran. karena tentunya untuk mengadakan koleksi tentu perlu anggaran dana dahulu.

A. Anggaran

Anggaran adalah unsur utama. untuk menjalankan perpustakaan tanpa, anggaran perpustakaan tidak mungkin dapat dikelola dan dioperasionalkan dengan sempurna, meskipun sistemnya. bagus dan. pustakawannya. bermutu. Maka, semua. Pustakawan harus mau dan mampu ikut ambil bagian dalam perencanaan biaya yang diperlukan. Untuk mengoperasikan suatu Perpustakaan.

Anggaran dan keuangan keuangan unit informasi tergantung pada status hukum serta jenis unit informasi. Dengan demikian terdapat perbedaan pula besar anggaran antara pusat informasi nasional terkomputer dengan perpustakaan sekolah.

Butir utama pengeluaran yang membutuhkan dana ialah:

1. Gaji staf dan anggaran yang terkait. Ini adalah mata anggaran yang paling besar, dan kadang mencapai separuh anggaran total.

2. Pengadaan dokumen. Di dalam perpustakaan biasa disebut pengadaaan koleksi yang menjadi anggaran terbesar kedua setelah gaji pegawai. Kadang anggaran ini lebih besar dari gaji pegawai.

3. Pengeluaran untuk pengolahan. Misalnya penggunaan komputer

4. Alat tulis termasuk bahan habis pakai

5. Perlengkapan ( perawatan, pemeliharaan, penggantian)

6. Premis gedung. Ini menyangkut masalah pembangunan. Hanya penting untuk unit informasi yang besar saja.

7. Komunikasi ( menyangkut surat menyurat, telepon, telex dan angkutan)

8. Biaya umum ( kebersihan, listrik)

9. Pengeluaran untuk sub-kontraktor. Yaitu mata anggaran ini penting bilamana fungsi tertentu ( misalnya pengolahan computer) dikontrakkan pada badan luar atau bila tugas tertentu yang hanya dilaksanakan oleh pihak luar berdasarkan kontrak.[1]

Darimana anggaran atau dana dapat kita peroleh ? tentu menjadi permasalahan bagi pustakawan. Namun, ada beberapa sumber keuangan yang dapat kita peroleh sebagai sumber dana:

Ø Anggaran dari badan induk. Perpustakaan umum, perpustakaan perguruan tinggi, sekolah, biasanya sudah mendapat anggaran dari pemerintah yaitu 5% dari dana yang diberikan kepada perguruan tinggi. Dan anggaran ini sudah termasuk gaji pegawai.

Ø Daftar isian proyek, terutama bagi perpustakaan pemerintah di Indonesia. Bagi perusahaan swasta, daftar ini biasanya diganti dengan daftar usulan kegiatan yang diajukan pada pimpinan badan induk.

Ø Sumbangan wajib dari mahasiswa. Ini hanya ada diperpustakaan perguruan tinggi ( universitas) sebagai anggaran tambahan.

Ø Uang iuran dari anggota. Biasanya untuk perpustakaan khusus ( perpustakaan yang ada di sebuah perusahaan dan biasa hanya menyediakan satu bidang ilmu),umum perpustakaan perguruan tinggi, perpustakaan sekolah.

Ø Penjualan terbitan perpustakaan maupun badan induk. Pada berbagai lembaga kebiasaan ada penerbitan dilakukan oleh perpustakaan dengan ketentuan sebagian keuntungn diperuntukkan perpustakaan

Ø Pajak setempat, biasa untuk perpustakaan umum yaitu perpustakaan yang di selenggarakan oleh pemerintah atau pemerintah setempat.

Ø Penghasilan dari jasa refrografi,terjemahan, penyusunan bibliografi, penelusuran informasi, dan pembuatan tinjauan literature

Ø Denda atas buku yang terlambat dikembalikan. Ini biasanya sesuai dengan kesepakatan perpustakaan mengenai berapa denda terlambat mengembalikannya perhari.

Ø Sumbangan pemerintah

Ø Sumbangan simpatisan perpustakaan, lazimnya disebut frien of library. Jadi kadang perpustakaan dapat bantuan dari orang yang punya simpati terhadap perpustakaan sebagai perkembangan ilmu

Ø Sumbangan swasta dan yayasan asing, yang biasanya dibelikan untukperlengkapan khusus (seperti micro reader)atau untuk berlangganan majalah luar negeri.[2]

Setidaknya ada beberapa itulah sumber dana atau anggaran dalam sebuah perpustakaan naidak mun itu tidak bisa kita dapat dengan mudah tapi harus ada tehnik penganggaran agar anggaran yang kita butuhkan dan kita usulkan bisa didapat. sebagaimana di jelaskan oleh Sulistyo- Basuki, ada beberapa tehnik dalam menetukan anggaran yaitu.

Ø Ancangan line-item yaitu jumlah pengeluaran dibagi atas berapa kategori (1) upah dan honorarium, (2) buku, majalah, serta bahan bacaan lainnya,(3) penjilidan, (4) peralatan, (5) penerangan, alat pendinginan, air dan telepon serta alat yang menyangkut atau terkait seperti telex, facsimile dan computer, (6) alat yang habis pakai seperti kertas, bahan cetak, (7) asuransi gedung, (8)biaya tambahan lainnya.ini adalah tehnik yang sering diterapkan dan mudah dipahami.

Ø Lump-sum yaitu anggaran dialokasikan perpustakaan sehingga pustakawan punya kebebasan dalam alokasi perbelanjaan.

Ø Formula-budget yaitu pembuatan anggaran harus berdasarkan standar tertentu. Misalnya setiap mahasiswa tersedia n rupiah maka pustakawan tinggal menghitung mahasiswa dan dikalikann rupiah untuk pembelian buku.

Ø Performance-budgeting yaitu penganggaran kinerja.berdasarkan pada biaya kinerja serta kegiatan, menekan pada efisiensi pekerjaan.

Ø Programme-budgeting yaitu kegiatan organisasi dengan mengabaikan pengeluaran per butir dan per barang.

Ø PPBS ( planning programming budgeting system yaitu penggabungan tehnik performance-budgeting dan programme budgeting dengan langkah mengenali objek perpustakaan, member jalan alternative untuk mencapai tujuan tersebut dengan memberikan perbandingan biaya faedah ( cost benefit ratio) bagi masing-masing alternative, menentukan aktivitas, perbaikan atau evaluasi hasil shingga tindakan perbaikan dapat dilakukan.

Mengenai alokasi anggaran ini tidaklah sama tergantung perpustakaan misalnya perpustakaan universitas, 40% anggaran digunakan untuk pengadaan buku dan bahan pustaka lainnya, 50% untuk gaji pegawai, dan 10% untuk penjilidan, asuransi dan lainnya. Jadi mengenai anggaran.

B. Pengadaan

Memang ketika berbicara pengadaan tentu berkaitan dengan anggaran, bagaimana tidak pertama mengapa kita harus mencari sumber dana atau anggaran dalam perpustakaan tentu ada yang mau kita bangun atau kita kembangkan salah satunya tadi pengadaan. Begitu juga pengadaan, bagaimana mau megadakan koleksi kalau dana sendiri tidak ada. Maka kalau kita bertanya apa kaitannya kebijakan pengadaan koleksi dengan anggaran, ini tentu berkitan.

Setelah kita mendapatkan sumber dana atau anggaran baru kita bisa mengadakan koleksi. Namun dalam memilih koleksi kita harus perhatikan sebagaimana yang dijelaskan di atas mengenai apa koleksi yang harus diadakan melihat kebutuhan user atau masyarakat. Yang dimaksud memilih koleksi itu sendiri yaitu kegiatan mengidentifikasi koleksi yang akan ditambah kepada koleksi yang sudah ada di perpustakaan.

Sebagai seorang manajer informasi, pustakawan pengadaan harus memiliki kebijakan yang jelas yang dituangkan dalam sebuah ”Pedoman Pengadaan” yang berisi poin-poin penting dalam pengadaan koleksi Perpustakaan, yaitu:

1. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengadaan koleksi

2. Sistem penilaian koleksi

3. Kebijakan pengadaan koleksi, meliputi anggaran, jumlah eksemplar, dll.

4. Sistem pengadaan koleksi, meliputi proses pembelian koleksi dan alur kerjanya.

5. Sistem pemeliharaan koleksi (jangka pendek maupun jangka panjang)

6. Sistem penyiangan koleks

Pengembangan koleksi buku

Awal dari segala yang ingin kita lakukan adalah sebuah perencanaan terlebih dahulu. Hal ini bertujuan agar apa yang kita ingin maksimal dan ada persiapan yang matang. Begitu juga dalam pengadaan bahan koleksi perlu “ perencanaan pengadaan bahan koleksi”. Pustakawan baik kepala perpustakaan maupun staf lainnya harus mampu membuat perencanaan karena inilah yang menjadi suatu keputusan.

Ada beberapa langkah yang perlu ditempuh dalam perencanaan bahan pustaka :

1. Inventarisasi bahan-bahan pustaka yang harus dimiliki
2. Inventarisasi bahan-bahan pustaka yang sudah dimiliki
3. Analisis kebutuhan bahan pustaka
4. Menetapkan prioritas
5. Menentukan cara pengadaan bahan pustaka[3]

Setelah membuat perencanaan di atas baru kita mudah mengikuti tahap berikutnya yaitu system pengadaan:

1. pemilihan

Ada beberapa factor yang menyebabkan pustakawan harus memaksa memeras keringat dalam memilih koleksi yaitu keterbatasan dana, keragaman pemakai, berkembangnya jumlah buku dan majalah yang diterbitkan pada setiap abad, berkembangnya ilmu pengetahuan dengan akibat spesialisasi, serta tumbuhnya ilmu-ilmu baru dengan produk informasi. Dalam melakukan tugas ini pustakawan memerlukan alat bantu yaitu catalog penerbit, majalah timbangan buku, tinjauan buku yang dimuat dalam harian atau majalah, dan daftar penerimaan buku baru.

Mengapa sih harus diseleksi dalam pemilihan buku? Tentu hal ini juga menyangkut kebutuhan-kebutuhan yang di inginkan user dan juga untuk meningkatkan kuantitas dan kualitas koleksi.misal kuantitas mencakup banyaknya judul dan eksemplar koleksi yang ada di sebuh perpustakaan, sedangkan kualitas yaitu menyangkut tingkat baik buruknya sebuah koleksi ditinjau dari segi fisik, isi, kesesuian dengan kebutuhan pengguna.

Prinsif dasar dalam pemilihan koleksi

• memilih koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan

artinya bahan yan akan dikoleksikan perpustakaan memang bahan yang diperlukan oleh pengguna.

• Memilih buku yang berkualitas

Buku yang dikoleksi hendaknya buku yang berkualitas tingi. Kualitas buku dapt dipertimbangkan melalui isi buku, keahlian pengarang, reputasi penerbit, cara penyajian, edisi, susunan, ilustrasi, dan fisik buku.

• Tidak memandang suku, ras, agama, profisi, aliran politik, perdagangan, tingkat pendidikan. Artinya pemilihan koleksi tidak dipengaruhi itu
• Sesuai dengan dana yang ada. Ini juga penting bagi kita untuk memilih buku yang dibutuhkan user dengan dana yang ada.[4]

Pemilihan koleksi juga dapat dilakukan melalui prinsif ini, misalkan perpustakaan sekolah:

· Pemilihan koleksi perpustakaan sekolah disesuaikan dengan kebutuhan kurikulum yang berlaku di sekolah

· Disesuaikan dengan system pendidikan secara nasional

· Disesuaikan dengan daerah tempat perpustakaan berada

· Disesuaikan dengan tingkat kemampuan membaca siswa sekolah

· Disesuaikan dengan system perpustakaan nasional

· Disesuaikan dengan dana yang tersedia[5]

2. Pengecekan bibliografi

Pengecekan bibliografi maksudnya kartu pilihan diverifikasi dengan cara mencocokkan isi kartu dengan file catalog, file pesanan, dan file desiderata.

3. Pemesanan

Ini dilakukan dimulai menerima kartu pilihan dari prosedur pemilihan. Kartu tersebut dibagi dalam dua kelompok dengan dana yang tersedia. Pertama yang mendapat prioritas untuk dipesan diketik kedalam bentuk daftar dan dipesan. Kedua file dalam file desiderata.

4. Penerimaan dan pengajuan tuntutan

Ketika bahan diterima maka sebaiknya pustakawan memeriksa dengan cara menyesuaikan bahan yang diterima dengan yang diajukan. Jika terjadi kiriman tidak sesuai dengan apa yang diajukan maka kita diperbolehkan mengajukan tuntutan. Karena itu menjadi hak perpustakaan dalam pengembangan yang dibutuhkannya.

Penjelasan pengadaan

ada bebepa penjelasan mengenai metode atau cara pengadaan koleksi:

menurut Herlina di dalam buku “ ilmu perpustakaan dan informasi”

v pembelian

v pertukaran

v hadiah

v keanggotaan organisasi[6]

menurut Suherman “ perpustakaan sebagai jantung sekolah”

v pembelian

v tukar-menukar

v hadiah( sumbangan)

v fotokopi

v kliping

v publikasi[7]

Namun walaupun ada yang paling penting adalah bagaimana cara kita melaksanakannya di dalam sebuah perpustakaan.

a. Pembeliaan ( dapat dilakukan langsung ke penerbit atau took buku)

Memang yang paling banyak dilakukan oleh perpustakaan dalam pengadaan koleksi adalah membeli, biasanya dengan cara ini dapat dilakukan dengan pemilihan koleksi yang sesuai kebutuhan pengguna dan dana yang tersedia. Namun sebelum membeli buku, judul buku perlu diperiksa kembali agar kita dapat mengetahui buku tersebut sudah dimiliki perpustakaan atau dalam pemesanan.

b. Tukar-menukar

Perolehan koleksi perpustakaan dapat dilakukan dengan cara tukar menukar yaitu dengan cara menukar koleksi dengan perpustakaan lain atau instansi lain.

c. Hadiah

Koleksi hadiah yang yang diberikan untuk suatu perpustakaan misalnya dari penerbit buku. Bisa juga dengan cara kita mengaju permintaan.

d. Fotokopi

Penambahan koleksi melalui in biasanya dilakukan apabila kita membutuhkan publikasi yang tidak ada lagi pada penerbit atau habis dari persediaan dan tidak dicetak lagi, maka hanya dengan fotokopi koleksi didapatkan.

e. Kliping

Pembuatan kliping juga dapat menambah bahan pustaka, misal dengan cara menggunting artikel, berita, dll. Yang dapat membantu menjadi koleksi alternative.

f. Publikasi

Yaitu pembuatan literature sekunder, artinya di dalam sumber sekunder ini memuat informasi mengenai literature primer.

g. Keanggotaan organisasi lain

Cara ini yaitu dilakukan dengan menjadi keanggotaan organisasi, biasanya organisasi ataupun asosiasi menerbitkan buku atau majalah. Dengan ikut serta kita sebagai keanggotaan organisasi perpustakaan akan dapat buku secara cuma-cuma.

Penyiangan

Kebijakan khusus perlu dilakukan untuk menjaga keseimbangan antara tempat, koleksi yang selalu bertambah denagn koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna. Kebijakan tersebut diwujudkan melalui kegiatan penyiangan. Penyiangan merupakan pemindahan koleksi dari koleksi aktif perpustakaan denagn tujuan menyingkirkan atau mengirim ke tempat penyimpangan. Koleksi yang jarang digunakan dapat dikirim ke tempat penyimpanan sehingga dapat mengurangi masalah tempat dan membuat pelayanan koleksi menjadi mudah. Pengguna lebih mudah menemukan bahan pustaka yang up to date dan menarik. Koleksi perpustakaan disaingi karean faktor isi yang sudah tidak menarik atau kuno, kondisi fisik yang secara umum tidak sempurna, misalnya sobek, dicoret-coret. Selain itu pola pemakaian koleksi yang kecil frekuensinya atau menurun dapat dijadikan alasan mengapa subuah koleksi disiangi. Atau bisa juga kombinasi dari ketiga faktor tersebut menjadi alasan penyiangan koleksi.

Tujuan dari dari penyiangan untuk membasmi buku yang tidak terpakai lagi. Bisa dengan mengberikan kepada perpustakaan yang lain yang koleksinya belum memadai atau masih kurang. Sehingga mempermudah penulusuran buku yang sering dipakai.

DAFTAR PUSTAKA

Herlina, Ilmu Perpustakaan Dan Informasi. Palembang : Iain Raden Fatah Press.2006

Sulistyo-basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 1991

Sulistyo-Basuki. Tehnik Dan Jasa Dokumentasi, Jakarta : gramedia pustaka utama, 1992

Bapedal, Ibrohim. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah, Jakarta: Bumi Aksara, 2001

Rahayuningsih. F, Pengelolaan Perpustakaan, Yogyakarta : Graha Ilmu, 2007

Yusuf. M. Pawit. Pedoman Penyelenggara Perpustakaan Sekolah, Jakarta : Kencana Grenada Media Group, 2010

Yusuf. M. Pawit. Pedoman Mencari Sumber Informasi, Bandung : Remaja RK Karya CV.1988

Suherman. Perpustakaan Sebagai Jantung Sekolah, bandung : MQS PUBLISHING. 2009

---

[1] Sulistyo-basuki. Teknik dan jasa dokumentasi ( gramedia pustaka utama.1992) hlm.215-216

[2] Sulistyo-basuki. Pengantar ilmu perpustakaan ( gramedia pustaka utama. 1991) hlm.214 dan Herlina. Ilmu perpustakaan dan informasi( IAIN Raden Fatah Press.2006) hlm.44

[3][3] Bafedal, ibrohim. Pengelolaan perpustakaan sekolah,( bumi aksara:2001), hlm32-36

[4] Rahayuningsih. F. pengelolan perpustakaan, ( graham ilmu.2007) hlm.14-15

[5] Yusuf. m. pawit, pedoman penyelenggaraan perpustakaan sekolah ( kencana prenada media group:2010) hlm.26

[6] Herlina. Ilmu Perpustakaan Dan Informasi ( IAIN Raden Fatah Press.2006) hlm.51

[7] Suherman. Perpustakaan Sebagai Jantung Sekolah, ( MQS PUBLISHING.2009) hlm.81-83